Como fazer um cadastro de produtos organizado e melhorar a gestão da sua loja

O cadastro de produtos parece ser uma tarefa simples, mas na prática acaba consumindo muito tempo dos funcionários de qualquer varejista e quando não feito de forma correta, será fonte de muito transtorno na loja.

Embora um cadastro de produtos seja importante para qualquer setor do varejo, em seguimento que trabalha com grande quantidade de itens se torna muito mais relevante, por isso é preciso investir mais tempo e conhecimento nesta tarefa.

Abaixo listamos 6 pontos principais que devem ser observados para que sua loja tenha um cadastro de produtos bem estruturado e melhore sua produtividade.

 

  • Defina um responsável pelo cadastroaf

Aqui não estamos falando que apenas uma pessoa deva cadastrar os produtos, não, você pode ter várias pessoas aptas e habilitadas para realizar o cadastro das mercadorias. Isso não é um problema, desde que você tenha uma pessoa que seja responsável pelos cadastros.

Este responsável precisa ter conhecimento do negócio e da legislação para que possa gerenciar a equipe de cadastro a fim de garantir que os padrões pré-definidos sejam seguidos.É dever do responsável também, auditar o cadastro dos produtos a fim de verificar se existem erros que precisam ser corrigidos e orientar a equipe para que eles sejam sanados e não se repitam.

 

  • Padronize e detalhe a descrição dos produtos

Já aconteceu de você procurar um produto pela descrição e não conseguir encontrar?

Isso acontece porque antes do início da execução dos cadastros não foi definido um padrão para as descrições, e muitas vezes as descrições são muito superficiais não detalhando corretamente cada item. Um bom exemplo para uma padronização é esta exibida a baixo para o cadastro de refrigerante.

Refri + Marca + Sabor + Unidade de medida

Refri Coroa Cola 1L

Refri Antártica Guaraná 2L

Refri Fanta Laranja 1,5L

Com uma descrição padronizada e detalhada como está acima você garantirá que qualquer pessoa encontre facilmente o produto ao fazer uma consulta.

 

  •  Classificação dos produtos

O primeiro passo antes de iniciar o cadastro dos produtos e definir de forma planejada e detalhada a hierarquia mercadológica da sua loja. Mercadorias bem classificadas em uma hierarquia mercadológica melhoram em muitos pontos a gestão do seu negócio, entre os principais então:

  1. Saber as vendas da sua loja por departamento.carhne
  2. Saber quais os subdepartamento de produtos mais vende dentro de cada departamento.
  3. Saber qual marca mais vende dentro de cada linha de produtos
  4. Verificar a rentabilidade por departamento, subdepartamento e marca

Imagine poder emitir um relatório do departamento de cereais e saber dentro deste departamento qual a marca que mais vende e quais produtos te deixam a maior lucratividade.

 

  • Agilidade no lançamento de promoções

Você quer fazer uma promoção rápida com uma grande gama de produtos, imagine uma terça da carne e você ter que ir em seu controle de promoções e lançar carne por carne com seu devido preço promocional, seria muito trabalhoso não é mesmo?

Com um cadastro bem classificado você transforma esta tarefa árdua em algo até divertido, pois bastará, por exemplo, lançar na promoção o grupo carne bovina e todas as carnes bovinas já estarão na promoção.

Em outras situações mais especificas a família de produtos entra em ação, você tem uma loja de cosméticos e quer fazer uma promoção do shampoo seda de 325 ml, sabemos que existe uma grande gama de fragrâncias do shampoo seda de 325 ml e você teria que alterar preços item a item, se ao iniciar o cadastro das suas mercadorias não tivesse planejado uma boa classificação.

Porém, se classificou os shampoos seda 325 ml agrupados em uma família de produtos, bastara lançar a família na promoção.

 

  • Facilidade na composição de preços

Um dos maiores desafios de quem deseja empreender é definir quanto cobrar pelos produtos ou serviços oferecidos. Afinal, essa não é uma tarefa das mais fáceis, sendo necessário considerar uma série de fatores para realizar a formação de preços de forma equilibrada.

Porém, engane-se quem pensa que após dar entrada na nota e fazer sua composição de preços seu problema será resolvido, o mercado exigirá constantes atualizações de preços e ter um cadastro bem padronizado e classificado te ajudará muito nesta tarefa.1

Imagine que você cadastrou todos os seus sabonetes e padronizou a descrição da seguinte forma:

Sabonete + Marca + Fragrância + Gramatura

Então fiaria assim:

Sabonete Dove Original 90g

Isso permitirá que você com um bom sistema de gestão altere o preço de todos os sabonetes de seu cadastro de uma única vez, bastando filtrar pela palavra ‘sabonete’ e aplicar o percentual de ajuste desejado nos preços.

Mas imagina que você queira mudar o preço apenas dos sabonetes dove de 90 gramas, e definiu corretamente uma família para esta marca e gramatura, então poderia selecionar a família e aplicar os percentuais de ajuste e reajustara todos os sabonetes dove 90 gramas, independente da fragrância.

 

  • Assertividade na entrada de nota fiscal

Uma das tarefas mais complexas no setor fiscal de uma empresa sem dúvida é o registro de notas fiscais de entrada, são muitas variáveis envolvidas e que merecem a atenção do operador, cadastro dos itens novos, CFOP, CST de ICMS, CST de PIS e COFINS, se devo ou não aproveitar o credito de ICMS entre outras.

Mas existe outra tarefa que deve ser observada que é tão importante, ou mais, que a escrituração fiscal correta, que é a associação correta dos itens de compra.

Nem todo produto possui código de barras e muitas vezes mesmo os que possuem não vieram com o código de barras correto no XML, então se você estiver comprando este item deste fornecedor pela primeira vez, seu sistema não conseguirá identifica-lo automaticamente e caberá a você indicar ao sistema a quais item do seu cadastro o produto que consta no XML se refere.

Aqui entra a importância de um cadastro bem padronizado e com descrição bem detalhada, pois se o seu cadastro não tem um padrão o operador terá dificuldades para encontrar os itens em seu cadastro e na maioria das vezes acabará cadastrando o produto novamente.

Isso fará com que um mesmo item tenha vários cadastros no sistema dificultando desde a precificação até o controle de estoque, estudos de lucratividade e gestão de compras.

 

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