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Nota fiscal eletrônica – 5 erros que podem custar caro !!!

As notas fiscais eletrônicas mudaram o conceito que conhecíamos sobre documentos fiscais, substituindo o papel por um documento eletrônico armazenado digitalmente com a finalidade de oficializar uma operação de venda e circulação de mercadorias ou serviços.

Mas quais as outras utilidades da NFe

Muitos de nós acreditamos que a NFe é penas mais uma exigência burocrática que temos que enfrentar no dia a dia da empresa, e desconhecemos o real potencial de fornecer informações importantes para tomada de decisões, informações que seriam muito difíceis e onerosas de conseguir se ainda utilizássemos o papel.

Abaixo listamos os maiores e mais perigosos erros cometidos na gestão das NFes e sugestões de como evitá-los.

1- Não armazenar XMLs de documentos fiscais.

Quando alguma transação comercial de compra ou venda acontece, as partes envolvidas dificilmente esperam que essa relação irá terminar em problemas e dores de cabeça para um dos lados. Por esse motivo, é raro encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais.

Quando a sua empresa é quem vende, não armazenar as notas fiscais da forma correta se torna ainda mais grave! Afinal, segundo a legislação brasileira, a nota fiscal deve ser armazenada por 5 anos, que é o momento em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem cobrar dívidas atrasadas.

Além disso, não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por documento perdido ou XML de Nota Fiscal não apresentado em uma fiscalização.

2- Pensar que a DANFe ou o papel impresso é a Nota Fiscal

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Uma confusão muito comum! O papel impresso é uma versão simplificada da NFe, chamada de DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica), que tem informações resumidas dos dados presentes na nota. Ele não é uma nota e não possui validade jurídica.

A Nota Fiscal eletrônica é um arquivo digital com extensão XML, que foi assinado digitalmente e autorizado pelas Secretarias estaduais de Fazenda. Porém, o DANFe é importante pois desempenha a função de representar a nota fiscal em caso de contingência, provar o valor dos produtos em caso de acionamento do seguro e comprova a origem de produtos durante uma fiscalização do transporte

 

3- Não arquivar os documentos de forma organizada e segura

Imagine que você guarde todos os arquivos de NFes em uma pasta no seu computador. Agora, como você faria para encontrar uma nota recebida de um fornecedor em maio de 2014? Se você tiver organizado as informações em pastas, por data, nome, fica mais fácil, mas se o seu computador queimar, ou seu disco travar, você terá um enorme “abacaxi” nas mãos.

4- Depender do fornecedor para receber a nota fiscal anexada por e-mail

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Depender exclusivamente do fornecedor para receber o XML é uma má ideia. Pois, por exemplo, caixas de e-mail lotam com frequência, o emissor se esquece de enviar o documento e, não raro, esse arquivo pode nem ter sido enviado. Em suma, a empresa não recebe a nota e perde um documento fiscal importante.

Sem contar que o tempo que a sua equipe perde consultando notas manualmente é enorme. Se forem emitidas 100 notas por mês, que equivalem à 40 horas mensais dedicadas apenas às consultas de Notas Fiscais. Considerando o SLT base de R$ 3 mil, são ao menos R$ 750 do salário daquele contador aplicados apenas na consulta manual das notas. O dinheiro pago não é usado numa operação mais complexa do profissional. Então pare de perder tempo consultando Notas Fiscais, automatize seu processo.

 

5- Não verificar a validade jurídica dos XMLs que você recebe e guarda

Uma NFe possui dois “carimbos” de segurança: a Assinatura Digital, que é carimbada no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da nota; e o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda. Somente checando essas informações é que você consegue garantir que aquela nota é verdadeira.

A principal função do DANFe é facilitar a consulta da validade da NFe e a existência de possíveis cartas de correções, junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz).

 

6- (Bônus)Mas como a maioria das empresas já trabalham com sua equipe no limite por conta de custos como assimilar mais esta tarefa?

Aqui nós podemos te ajudar, o UniPlus possui uma ferramenta chamada radar de XML que monitora e baixa as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ direto do servidor da SEFAZ arquivando-as automaticamente e de forma organizada em disco, com ele você pode ter todas as suas notas fiscais antes mesmo do produto chegar.

botao